Referenz

Warum HW Solartechnik direkt von unserer ERP-Lösung profitiert

Im umkämpften Photovoltaik-Markt behauptet sich HW Solartechnik mit einem klaren Versprechen: Jede Lösung basiert auf Rundum-Beratung und hoher Dienstleistungsqualität. Das dazugehörige Rechnungswesen wird dabei per Haufe X360 gesteuert – implementiert von GT-Plus.

Der Mehrwert für HW Solartechnik

• Einfach: Rechnungserstellung auf Basis der vorhandenen Auftragsdokumente
• Übersichtlich: direkte Verwaltung des Rechnungseingangs - alle Dokumente werden mit wenigen Klicks einem Konto zugewiesen
• Aktuell: Warenbestand immer im Blick - durch schnelle Zu- und Abbuchungen im System nach Rechnungsein und -ausgang
• Direkt: Überweisungen an Lieferanten aus dem ERP-System heraus
• Unkompliziert: Steuerung von Mahnverfahren - mit wenigen Klicks den Prozess anstoßen

Rechnungsprozesse per ERP perfektionieren und Tempo aufnehm

5 Fragen – 5 Antworten zu unserer Haufe X360 Lösung bei HW Solartechnik

1. Wie war die Ausgangslage?

Transparente Prozesse und individuelle Lösungen – mit diesem Anspruch positioniert sich HW Solartechnik als Braunschweiger Fachbetrieb, der die Region gut kennt. „Wir stehen für einen vertrauensvollen Austausch mit den Kunden. Das ist uns sehr wichtig“, sagt dazu Geschäftsführer Alexander Hellemann. Seit dem Start des Unternehmens im Jahr 2023 führt dieser Ansatz zu konstantem Erfolg, denn in der kurzen Zeit haben die Solarteure bereits rund 350 Anlagen installiert. Interessanterweise spielte ERP-Technologie dabei schon früh eine Rolle, denn das Start-up steuerte seine Rechnungsläufe zunächst per weclapp. Anfang 2025 setzte aber ein Umdenken ein – eine neue ERP-Lösung sollte her. Wie kam es dazu? „Der Hauptgrund waren die Kosten“, antwortet Alexander Hellemann. „Insgesamt haben wir bis zu 6.000 Euro im Monat im IT-Bereich ausgegeben. Das war einfach zu viel.“

2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?

Bei der nachfolgenden Entscheidung für ein neues ERP-System unterstützten wir HW Solartechnik – drei Anbieter standen zunächst zur Auswahl. „GT-Plus war sehr hilfreich. Die Kollegen haben uns etwa auf versteckte Kosten in den Angeboten hingewiesen“, sagt Alexander Hellemann. „Am Ende war die Wahl von Haufe X360 auch deshalb

alternativlos, weil uns die vorliegende Kombination aus präzisem Kostenangebot und transparentem Leistungsumfang überzeugte. Das passte zu unseren Anforderungen.“

3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems durch unsere Experten?

Im März 2025 starteten mehrere Workshops zusammen mit uns – sämtliche Prozesse rund um Buchhaltung und Warenwirtschaft standen auf der Agenda. Dabei wollen wir verstehen, wie die Wertschöpfung eines Unternehmens funktioniert und welche Details zentrale Rollen spielen. Letztlich ist dies eine Grundvoraussetzung dafür, dass bereits die erste Testversion dicht am gewünschten Endergebnis dran ist.

4. Was zeichnete die weitere Umstellung ansonsten aus?

Im zweiten Schritt testeten User bei HW Solartechnik die angesprochene Grundversion. Änderungswünsche flossen umstandslos in unsere Konfiguration ein. Zudem standen wir im regelmäßigen Austausch. Etwaige Probleme oder allgemeine Fragen ließen sich so frühzeitig ausräumen. Die User wurden also schrittweise an die Software herangeführt und bekamen mit der Zeit immer mehr Sicherheit. Mit dem Go-Live im Oktober 2025 endete diese Phase. Das ERP-System ist seitdem vollumfänglich im Einsatz – wobei alle (historischen) Stammdaten des Unternehmens zu diesem Zeitpunkt bereits komplett in Haufe X360 vorlagen.

5. Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?

Rechnungswesen: Geschäftsführer Alexander Hellemann ist vollends zufrieden mit dem Ergebnis: „Das Unternehmen arbeitet ähnlich schnell und reibungslos wie vorher. Gleichzeitig sind unsere Kosten in diesem Feld aber um rund zwei Drittel gesunken.“ Insgesamt dient Haufe X360 dabei als zentrale Steuerungsplattform für kaufmännische Abläufe und die Warenwirtschaft. Beispiel „Eingangsrechnungen“: Sie landen automatisiert im ERP-System. Anschließend weist der Geschäftsführer die Rechnungen nur noch einem Konto zu – und stößt bei Erreichen des Zahlungsziels die Überweisung mit wenigen Klicks aus dem ERP-System heraus an.

Warenwirtschaft: Ähnlich unkompliziert steuern die Solarteure ihren Warenbestand, denn bei neu angelieferten Solarmodulen, Wechselrichtern und Co. wird einfach der dazugehörige Lieferschein per ERP erfasst – was direkt den Bestand im System verändert. Im umgekehrten Fall – wenn die Produkte das Lager wieder verlassen – fungiert hingegen die Ausgangsrechnung als „Signalgeber“: Die hier enthaltenen Posten werden automatisiert vom ERP-Warenbestand abgezogen. Ein großer Zeitversatz zwischen aktuellem Warenausgang und „ERP-Abbuchung“ entsteht dabei übrigens nicht, denn in der Regel stellt HW Solartechnik die Rechnung am selben Tag.

Marketing (geplant): Im nächsten Schritt wollen sich die Solarteure stärker mit den Marketing-Funktionen von Haufe X360 befassen. Interessanterweise laufen neue „Leads“ jetzt schon automatisch in das ERP-System ein – wenn zum Beispiel die Anfragemaske der Webseite ausgefüllt wurde. Für ihre weitere Bearbeitung kommen aber bislang noch andere Softwarelösungen zum Einsatz. „Mittelfristig wollen wir so viele Prozesse wie möglich mit Haufe X360 ausführen und die Zahl der anderen Programme weiter reduzieren. Das war von Anfang an das Ziel“, sagt dazu Alexander Hellemann.

„Unser Unternehmen arbeitet mit der Lösung von GT-Plus auf Basis von Haufe X360 ähnlich schnell und reibungslos wie mit dem vorherigen ERP-System. Allerdings sind unsere Kosten in diesem Feld massiv gesunken. Das ist natürlich ein riesiger Vorteil.“

Alexander Hellemann, Geschäftsführer von HW Solartechnik