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Montagmorgen, das Postfach ist voll: „Bitte 4x Artikel 00000052 und zwei Kartons von dem Kopierpapier wie letztes Mal.“ Solche Bestellungen erreichen viele Unternehmen täglich per E-Mail – formlos, mal mit Artikelnummer, mal nur mit einer Beschreibung, fast immer mit einer langen Signatur darunter. Jemand liest sie, sucht Kunde und Artikel heraus und tippt alles von Hand ins ERP. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und gehört sicher nicht zu den Lieblingsaufgaben Ihres Vertriebsinnendiensts.

In unserem Webinar zeigen wir Ihnen live, wie sich genau dieser Schritt automatisieren lässt: mit Haufe X360, der Workflow-Plattform n8n und einem LLM.

Vom Posteingang zum Verkaufsauftrag

Der Workflow, den wir im Webinar vorstellen, läuft im Hintergrund und braucht für eine Bestellung nur wenige Sekunden:

1. E-Mail empfangen: Eine neue Bestellung landet im Postfach und startet den Ablauf automatisch.
2. Kunden erkennen: Anhand der Absenderadresse, E-Mailadresse oder ähnlichem sucht der Workflow den passenden Kunden in Haufe X360.
3. Artikel zuordnen: Die KI liest die Bestellpositionen, trennt Menge und Artikel und gleicht sie mit Ihrem aktuellen Artikelstamm ab.
4. Auftrag anlegen: Für bekannte Kunden entsteht direkt ein Verkaufsauftrag mit allen eindeutig erkannten Positionen.
5. Unklares sichtbar machen: Positionen oder Kunden, die sich nicht sicher zuordnen lassen, landen in einer verknüpften Verkaufschance und als Notiz am Auftrag – zur Prüfung durch Ihr Team.

Die KI ordnet zu – aber sie erfindet nichts

Der wichtigste Grundsatz unseres Workflows: Verlässlichkeit vor Vollautomatik. Die KI erkennt Mengenangaben in allen gängigen Schreibweisen, ob „4 Dell Computer“, „1x Butter“ oder „2 Stk. 00000052“. Steht eine gültige Artikelnummer in der Bestellung, wird sie direkt übernommen. Fehlt sie, sucht die KI über die Artikelbeschreibung – allerdings nur, wenn die Zuordnung eindeutig ist.

Kann eine Position nicht sicher bestimmt werden, rät das System nicht, sondern markiert sie. Artikelnummern, die es in Ihrem Stamm nicht gibt, werden niemals erzeugt. Namen, Telefonnummern und Adressen aus der Signatur werden bei der Artikelsuche ignoriert. So bleibt der Mensch dort im Spiel, wo es auf Erfahrung ankommt, und die Routine erledigt sich von selbst.

Und wenn ein neuer Kunde bestellt?

Auch daran ist gedacht. Ist die Absenderadresse in Haufe X360 noch unbekannt, liest die KI die Kontaktdaten aus der E-Mail-Signatur aus: Firma, Name, Position, Telefonnummern und Anschrift – aufbereitet in genau den Feldern, die Haufe X360 erwartet. Daraus entsteht eine Verkaufschance mit allen Bestellpositionen, und Ihr Vertrieb kann den Interessenten ohne Abtippen direkt kontaktieren.

Was Sie davon haben

Ihr Team gewinnt Zeit für Beratung und Kundengespräche, statt Bestellzeilen abzutippen. Tippfehler bei Artikelnummern und Mengen gehören der Vergangenheit an, und Aufträge stehen schneller im System – auch dann, wenn die Bestellung am späten Abend eintrifft. Gleichzeitig behalten Sie die Kontrolle: Jeder Auftrag ist nachvollziehbar, und alles, was die KI nicht sicher erkennt, landet gut sichtbar bei Ihren Mitarbeitenden.

Was Sie im Webinar erwartet

• Live-Demo: von der Test-E-Mail bis zum fertigen Verkaufsauftrag in Haufe X360
• Blick hinter die Kulissen: Aufbau des n8n-Workflows und Anbindung an die Schnittstelle von Haufe X360
• Grenzen und Stolpersteine: was bei unklaren Bestellungen passiert und wo Prüfung sinnvoll bleibt
• Datenschutz und Sicherheit: worauf Sie beim Einsatz von KI mit Kunden- und Bestelldaten achten sollten
• Ihre Fragen: Zeit für Austausch und Ihre konkreten Anwendungsfälle

Für wen ist das Webinar gedacht?

Das Webinar richtet sich an Unternehmen, die Haufe X360 nutzen oder die Einführung planen und regelmäßig Bestellungen per E-Mail erhalten – zum Beispiel im Großhandel. Angesprochen sind Geschäftsführung, Vertriebsinnendienst und IT-Verantwortliche gleichermaßen. Programmierkenntnisse brauchen Sie nicht: Wir erklären die Zusammenhänge so, dass Sie danach einschätzen können, ob und wie sich der Ansatz auf Ihre Prozesse übertragen lässt.